Как создать на предприятии эффективную систему контроля

В статье рассматриваются эффективные подходы к организации контроля на предприятии. Представлены разработанные критерии и результаты оценки системы контроля в реальной компании. Показано, что главные проблемы системы контроля кроются в слабом состояние внутреннего аудита, низком качестве ведения учета и низком уровне самоконтроля в организации.

 

Жданкин Н. А., д-р техн. наук, академик РАЕН, профессор НИТУ «МИСиС», президент ООО «РЕГУЛ-КОНСАЛТ» Адрес: 127549, г. Москва, ул. Пришвина, д. 15/1, оф. 3. E-mail: regul-consult@mail.ru

 

Неотъемлемой составной частью деятельности любого предприятия является контроль. Именно он выступает одним из  главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих должное функционирование фирмы или предприятия, а также достижение ею намеченных целей — как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

Контроль  — это процесс, с  помощью которого руководство организации определяет, правильны  ли его решения и не нуждаются ли они в корректировке. Задача контроля — способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были максимально близки к запланированным.

Контроль как критерий эффективности

Контроль имеет двойственное значение. С  одной стороны, он нацелен на выявление всех факторов, препятствующих достижению целей организации, с  другой  — на  оценку добросовестности исполнителей. Контроль нацелен на своевременное выявление ошибок. Контроль оказывает сильное влияние на поведения людей в организации. Сам факт измерения результативности влияет на поведение людей. Такой тип поведения называется поведением, ориентированным на контроль. Менеджер должен таким образом организовать систему контроля, чтобы исключить «показное» отношение сотрудников к работе и направить их на конечный результат.

Руководство начинает осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда была создана организация и сформулированы цели и задачи.

Необходимость контроля в организации обусловлена тем, что контроль выполняет следующие функции:

  • предупреждает о возникновении кризисных ситуаций;
  • помогает вовремя обнаружить и исправить ошибки;
  • выявляет позитивные тенденции и поддерживает сильные стороны организации;
  • уменьшает неопределенность, характерную для изменчивой внешней среды организации.

Требования , предъявляемые к контролю:

  • ориентированность на результаты, т. е. на решения главных задач, стоящих перед организацией;
  • объективность (недопустимо использовать контроль для выяснения отношений между начальником и подчиненным);
  • своевременность;
  • экономичность (выгода должна превышать затраты от его проведения).

Процесс контроля:

1 этап — выработка стандартов и  критериев оценки для  сравнения и  оценки в  будущем (должна быть ориентация на результат);

2 этап — сравнение результатов со стандартами (менеджеру предстоит определить, насколько достигнутые результаты соответствуют целям и  выяснить причины отклонений и дать им оценку с тем, чтобы в дальнейшем принять конкретные меры и изменить ситуацию);

3 этап — принятие необходимых корректирующих действий.

Факторы повышения эффективности контроля:

1) необходимо контролировать результаты деятельности по ее стратегическим направлениям (контроль над  второстепенными операциями будет только раздражать и отвлекать работников от более важных стратегических целей);

2) недопустимо перегружать подчиненных многочисленными формами контроля, иначе он будет поглощать все их  внимание и  отвлекать от результативной работы;

Контроль имеет двойственное значение. С  одной стороны, он нацелен на  выявление всех факторов, препятствующих достижению целей организации, с  другой  — на оценку добросовестности исполнителей. Контроль нацелен на своевременное выявление ошибок. Контроль оказывает сильное влияние на  поведение людей в  организации.

3) необходимо устанавливать жесткие, но достижимые стандарты (четкий и  ясный стандарт часто создает мотивацию уже тем, что точно говорит работникам, чего ждет от них организация). Система внутреннего контроля необходима для повышения эффективности деятельности любого предприятия. Данная функция дает возможность не только выявить, но и предупредить отклонения, ошибки и недостатки, найти новые резервы и возможности. Эффективный контроль обеспечивает основу для  наблюдения по осуществлению стратегических планов таким образом, чтобы менеджеры могли определить, насколько хорошо выполняется план и где необходимо сделать изменения или применить регулирующие меры.

Контроль  — это регулярная проверка состояния и  результатов функционирования организации в целом или ее компонентов, а  также проверка параметров внешней среды организации.

Таким образом, контроль  — это регулярная проверка состояния и результатов функционирования организации в целом или ее компонентов, а также проверка параметров внешней среды организации.

Цель внутреннего контроля — информационное обеспечение системы управления для получения возможности принятия эффективных решений и облегчение выполнения организационных задач. На уровне управления экономической единицей различают внешний контроль, осуществляемый внешними по отношению к организации субъектами управления, и внутренний контроль, осуществляемый субъектами самой организации (рис. 1). От  эффективности внутреннего контроля зависит эффективность функционирования хозяйствующих субъектов (экономических единиц), а эффективность функционирования хозяйствующих субъектов в совокупности — одно из условий эффективности всего общественного производства.

Под внутренним контролем организации подразумевают осуществление субъектами организации таких действий, как:

  • определение фактического состояния организации;
  • сравнение фактических данных с планируемыми;
  • оценка выявляемых отклонений и степени их влияния на аспекты функционирования организации;
  • выявление причин зафиксированных отклонений.

Стоит отметить, что  планирование и контроль фактически неразделимы, ведь в самом широком смысле контроль позволяет осуществляться чему-то именно так, как это было запланировано. Планирование является первой частью управленческого процесса и  продолжается по  мере того, как менеджер организует и руководит людьми и  ресурсами. Затем процесс проходит полный цикл, включая контроль, посредством которого менеджер наблюдает за результатом, достигнутым в  ходе выполнения плана.

Как и любая функция менеджмента, контроль помогает решить ряд задач:

1. Нахождение во  внутренней и внешней среде факторов, способных повлиять на деятельность организации.

Система внутреннего контроля необходима для  повышения эффективности деятельности любого предприятия. Данная функция дает возможность не только выявить, но  и  предупредить отклонения, ошибки и недостатки, найти новые резервы и возможности.

2. Выявление ошибок и нарушений, их предотвращение или устранение.

3. Выявление резервов, которые могут быть полезны организации.

4. Выявление нечетко выраженных тенденций, которые впоследствии будут учтены при составлении планов.

5. Оценка работы отдельных сотрудников или подразделений.

Не стоит упускать из виду значение контроля. Можно выделить несколько главных причин, обусловливающих его необходимость.

Основная и универсальная причина — необходимость наблюдения за  работой людей для  уверенности в их компетентности и правильности действий, составления планов, расчета оплаты труда и проверки правильности выбора способа мотивации. Маленькие ошибки, незначительные в  данный момент, через некоторое время в совокупности могут привести к снижению потенциала организации.

Контроль  — это регулярная проверка состояния и  результатов функционирования организации в целом или ее компонентов, а  также проверка параметров внешней среды организации.

Другой причиной контроля являются постоянные изменения, как во внутренней, так и во внешней среде организации. Менеджеры разрабатывают планы и цели, которые требуют времени для достижения. Но в течение этого времени в самой организации или в ее окружении могут произойти изменения, требующие корректировки планов фирмы. Хорошо организованный контроль помогает менеджерам справляться с такими ситуациями, предсказывая, наблюдая и приспосабливаясь к изменяющимся условиям.

Рост масштабов производства является третьей важной причиной необходимости контроля. Когда организация маленькая, то ее менеджеры близки ко всем осуществляемым видам деятельности. По мере роста производства менеджеры не  в  силах персонально наблюдать за всеми процессами фирмы. Появляется необходимость в формальной системе контроля.

Виды и формы контроля

Контроль может принимать самые разнообразные формы в зависимости от того, какие цели он преследует. Поэтому будущий руководитель должен знать, для каких целей контроль может использоваться. Незнание видов контроля может привести к тому, что информация, которую руководитель будет стремиться получить, будет необъективной, а следовательно, и степень владения ситуацией у такого руководителя будет крайне низкой.

По времени проведения выделяют следующие виды контроля (рис. 2):

  • предварительный;
  • текущий;
  • заключительный.

Предварительному контролю подлежит техническая документация и разработанная технология на соответствие требованиям стандартов, нормам и  нормативам по  данному продукту. Осуществляется также предварительная проверка организационной и управленческой структур, знаний руководящими кадрами миссии, целей и задач, которые предстоит выполнять предприятию, их готовность к работе, состояние долгосрочных, среднесрочных и оперативных планов, планов-графиков, инструкций и т. п.

Цель внутреннего контроля  — информационное обеспечение системы управления для  получения возможности принятия эффективных решений и  облегчение выполнения организационных задач.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Это регулярные проверки подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию планов, инструкций. Объектом текущего контроля являются подчиненные, а  субъектом  — их  начальники. Задача этого контроля — своевременно выявить и скорректировать отклонения от заданных параметров, возникающие в ходе работы.

Заключительный (итоговый) контроль сосредоточен на результатах деятельности организации после завершения производственного процесса. Он обеспечивает менеджеров информацией, необходимой, чтобы оценить эффективность организационной деятельности, за  которую они ответственны. Иногда данный вид контроля используется как база для оценки и вознаграждения служащих.

Фактически полученные результаты сравниваются с запланированными. Заключительный контроль предупреждает повторение ошибок в будущем, позволяет сравнить, насколько реальны были планы и определить их результативность. Кроме того, на данном этапе проводится оценка эффективности самого контроля и правильность его осуществления.

Окончание в следующем номере

Автор выражает искреннюю благодарность студентке НИТУ «МИСиС» Марии Титкиной за участие и помощь в подготовке данной статьи.

Литература:

1. Зайцева  О. А., Радугин А. А., Радугин К.А., Рогачева Н.И. Основы менеджмента: учеб. пособие для вузов — М.: Центр, 2013. — 432 с.

2. Жданкин Н. А. Восемь шагов к эффективному производству // Генеральный директор. Управление промышленным предприятием.  — 2013. — № 7, 8.

3. Жданкин  Н. А. Мотивация персонала. Измерение и анализ. 2-е изд. — М.: Финпресс, 2018. — 304 с.

4. Информация Минфина России № ПЗ-11/2013 «Организация и  осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности» [Электронный ресурс]. — URL: http://www.consultant.ru/ document/cons_doc_LAW_156407

5. Соколов Б.Н., Рукин В. В. Системы внутреннего контроля (организация, методика, практика). — М.: Экономика, 2007. — 442 с.